Pagos y Caja
Registra los cobros de cada orden y lleva el control de tu caja. Guía de funcionamiento y de los permisos que debes asignar a tus operadores.
1. Qué es y qué resuelve
Es la forma de registrar los cobros de cada orden y llevar el control de tu caja. Tiene cuatro piezas que trabajan juntas:
| Pieza | Para qué sirve |
|---|---|
| Métodos de pago | Tu catálogo de formas de cobro (Banesco, Zelle, Pago móvil…), cada una con su moneda y logo. |
| Agregar pago | Registrar un cobro dentro de una orden, con opción de que la IA lea el comprobante y complete los datos. |
| Pagos en la orden | Ver los pagos de cada orden, con quién los registró, y anularlos si hace falta. |
| Caja | Ver todo lo cobrado (agrupado por persona y método) e imprimir o cerrar la caja al final del día. |
2. Permisos para operadores
El titular de la cuenta siempre tiene acceso a todo. Para que un operador pueda usar estas funciones, debes asignarle los módulos correspondientes en Configuración → Operadores (en el menú de cada operador, en sus permisos).
Configuración → Operadores. Desde aquí administras a tu equipo y, en el menú de cada operador, defines a qué módulos tiene acceso.
Estos son los módulos relacionados y qué habilita cada uno:
| Módulo a asignar | Le permite al operador… |
|---|---|
| Ordenes - Configuración | Crear y editar los métodos de pago. |
| Ordenes > Gestión | Agregar y anular pagos dentro de las órdenes. |
| Ordenes - Consulta y cierre de cajas | Ver el resumen de caja, imprimirlo y cerrar la caja. |
3. Cómo se organiza la información
- Métodos de pago: tu catálogo de formas de cobro. Se crean una vez y se reutilizan en todas las órdenes.
- Pagos: cada cobro que registras queda ligado a una orden, con su método, monto, fecha, referencia y comprobante. Si la orden maneja cuotas, el pago puede asociarse a una cuota concreta.
- Caja abierta: es el conjunto de pagos que aún no has cerrado. Se van sumando a medida que registras cobros.
- Cierre de caja: al cerrar, esos pagos quedan archivados en un corte y salen de la caja actual; los nuevos pagos empiezan una caja nueva.
- Anulación: un pago anulado no se borra: se conserva como historial y deja de sumar en la caja.
4. Métodos de pago
Entra al menú Órdenes → Métodos de pago. Aquí creas y administras tus formas de cobro; las necesitas configuradas antes de registrar pagos.
Cada método muestra su moneda y si está activo. Usa el buscador para filtrar o el botón Agregar para crear uno nuevo.
Crear un método
- Haz clic en Agregar.
- Escribe el nombre (ej. "Banesco", "Zelle", "Pago móvil").
- Elige la moneda en la que cobras con ese método.
- Opcional: agrega instrucciones (datos de la cuenta) y sube un logo.
- Presiona Guardar.
Formulario de método. Solo el nombre y la moneda son obligatorios. Si no subes logo, se mostrará la inicial del nombre.
5. Agregar un pago a una orden
Abre la lista de Órdenes, ubica la orden y en su barra haz clic en el ícono de $. Elige la opción Agregar pago (la que tiene la etiqueta NUEVO).
Elige Agregar pago. Debajo se ven los pagos que la orden ya tiene.
Ventana de pago: elige el método, escribe el monto y la fecha, y opcionalmente la referencia y observaciones.
- Elige el método con el que te pagaron. El símbolo de su moneda aparecerá junto al monto.
- Escribe el monto y la fecha del pago (por defecto es hoy).
- Opcional: agrega la referencia y alguna observación.
- Presiona Guardar pago.
6. Autocompletar con IA
Para no escribir a mano, puedes subir una foto o PDF del comprobante y la IA rellenará el monto, la fecha y la referencia por ti; incluso puede sugerirte el método según el banco del comprobante.
- Arriba del formulario, en "Autocompletar con IA", haz clic en Subir.
- Elige la imagen o PDF y espera unos segundos mientras se procesa.
- Los campos se rellenan solos y quedan marcados con la etiqueta IA.
- Revisa que todo esté correcto (puedes editar cualquier campo) y guarda.
7. Ver los pagos de una orden
Cada pago aparece como una tarjeta dentro de la orden, con su método, fecha, monto y demás datos.
Los pagos de la orden. Cada tarjeta indica quién lo registró y, si aplica, si fue anulado.
- Master — lo registró el titular de la cuenta.
- Operador — lo registró un operador (aparece su nombre).
- Anulado — el pago fue anulado; queda tachado pero no desaparece.
8. Anular un pago
¿Registraste un pago por error? En la tarjeta del pago, haz clic en el ícono de anular y confirma.
- El titular puede anular cualquier pago.
- Un operador solo puede anular los pagos que él mismo registró.
9. La caja del día
Todos los pagos que registras se suman a tu caja abierta. Arriba a la derecha, el ícono de caja muestra un número: la cantidad de pagos que llevas sin cerrar.
Al hacer clic se abren dos opciones: Caja actual (lo cobrado sin cerrar) e Histórico de cajas (cierres anteriores).
10. Resumen de caja
Haz clic en Caja actual para ver todo lo cobrado, organizado por persona que registró el pago y por método, con el total de cada uno.
Resumen agrupado por operador y método, con el total de cada método al pie. Desde aquí puedes Imprimir o Cerrar caja.
11. Cerrar la caja
- Abre Caja actual y revisa que los totales estén correctos.
- Presiona Cerrar caja y confirma.
- Los pagos quedan archivados en ese cierre y el contador vuelve a cero. Los nuevos pagos empiezan una caja nueva.
12. Histórico de cajas
Para revisar cortes de días anteriores, entra a Histórico de cajas.
Cada línea es un cierre anterior, con su fecha, el total cobrado (separado por moneda) y cuántos pagos incluyó. Haz clic en una para ver su detalle.
13. Reglas clave
- Necesitas al menos un método de pago activo antes de poder registrar cobros.
- Un pago anulado se conserva como historial y deja de sumar en la caja.
- El operador solo anula lo que él registró; el titular anula cualquier pago.
- La caja abierta es todo lo cobrado que aún no cierras; al cerrar, queda archivado en un corte consultable en el histórico.
- El resumen separa los totales por moneda, porque cada método cobra en su propia moneda.
- La IA es opcional: si falla, el comprobante queda adjunto y completas los datos a mano.